Pubblica amministrazione smart working fino a quando

1. A PARTIRE DA QUANDO È DIVENUTO OBBLIGATORIO IL RIENTRO DEI PUBBLICI DIPENDENTI PRESSO GLI UFFICI?

Il DPCM 23 settembre 2021 ha disposto che “A decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, è quella svolta in presenza”, dovendo essere garantita, a partire dalla predetta data del 15 ottobre 2021, la presenza in servizio del personale preposto alle attività di sportello e di ricevimento degli utenti (front-office) e dei settori preposti alla erogazione di servizi all’utenza (back-office), anche attraverso la flessibilità degli orari di sportello e di ricevimento dell’utenza.

Il completamento del predetto rientro, previsto entro il 30 ottobre 2021, dovrebbe essere, ad oggi, integralmente avvenuto.

2. QUANDO È TERMINATO LO SMART WORKING “EMERGENZIALE” PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE?

Ai sensi dell’art. 1, comma 1, del DPCM 23 settembre 2021, a partire “dal 15 ottobre 2021, la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni è soltanto quella svolta in presenza.”

Il comma 2 del predetto art. 1, precisa che “nell’attuazione di quanto stabilito al comma 1, le amministrazioni assicurano il rispetto delle misure sanitarie di contenimento del rischio di contagio da Covid-19 impartite dalle competenti autorità.”

Pertanto, fermo restando il rispetto delle norme in materia di contenimento del rischio di contagio da Covid-19, a partire dal 15 ottobre 2021 è cessata, per le pubbliche amministrazioni, la possibilità di ricorrere allo Smart Working “emergenziale” e si è tornati al regime previgente all’epidemia pandemica, disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, recante “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

3. DAL 15 OTTOBRE 2021, QUINDI, LO SMART WORKING PRESSO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI È ATTIVABILE SOLO SULLA BASE DI UN ACCORDO INDIVIDUALE? SE SÌ, È NECESSARIO PROCEDERE ALL’INVIO DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE SUL PORTALE CLICLAVORO?

Sì. A partire dal 1° gennaio 2022 per l’attivazione del Lavoro Agile è obbligatoria la sottoscrizione di accordi individuali “ordinari” ai sensi dell’art. 18, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, nel rispetto di quanto ulteriormente previsto dal DM 8 ottobre 2021 e dalle Linee Guida del 30 novembre 2021.

Per quanto riguarda la procedura di comunicazione, si ricorda che l’art. 41-bis ha riscritto completamente il primo comma dell’art. 23 della Legge n. 81/2017, prevedendo che, a partire dal 1° settembre 2022, sarà possibile beneficiare della semplificazione nella procedura di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro dei dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo individuale di Smart Working (procedura descritta al punto 4. che segue).

4. IN COSA CONSISTE LA SEMPLIFICAZIONE IN FASE DI COMUNICAZIONE PREVISTA PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART WORKING?

Lo ha chiarito il Ministero del Lavoro che, in data 22 agosto 2022, ha emanato il Decreto Ministeriale n. 149/2022 (consultabile qui), specificando che: 

• le regole contenute nel D.M. n. 149/2022 stesso si applicano agli accordi individuali di Smart Working stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022;
• non sarà più necessario allegare, in fase di comunicazione, l’accordo individuale stipulato con i singoli dipendenti, ma quest’ultimo dovrà essere conservato dalle aziende per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione;
• restano valide le comunicazioni effettuate secondo le modalità della disciplina previgente;
• i dati comunicati dal datore di lavoro al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali saranno resi disponibili all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.

Il D.M. n. 149/2022 del 22 agosto 2022 ha, inoltre, chiarito quali sono le regole di compilazione della comunicazione dell’Accordo Individuale di Smart Working. In particolare:

• il nuovo modello per la comunicazione degli accordi individuali dovrà essere trasmesso tramite le consuete modalità telematiche tramite i servizi online del Ministero del Lavoro, accessibili mediante SPID o CIE sul sito http://servizi.lavoro.gov.it., da parte del referente aziendale o da un soggetto esterno abilitato (quest’ultimo, nella medesima sessione di lavoro, potrà inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durante la fase di compilazione);
• il sito consente di trasmettere e consultare distinte tipologie di comunicazione:
  • inizio; 
  • modifica (es. relativa a: tipologia rapporto di lavoro, PAT INAIL, voce di tariffa INAIL, tipologia di durata, data di sottoscrizione o di cessazione dell’accordo); 
  • annullamento sottoscrizione (questa voce serve per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato e non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro; la cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata); 
  • recesso per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017; 

• infine, si segnala che, in alternativa all’invio mediante applicativo web, sarà possibile trasmettere le comunicazioni tramite la modalità massiva REST, secondo le indicazioni del D.M. 22 agosto 2022.

5. QUAL È IL TERMINE PER L’INVIO DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE AL MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI?

Con comunicato del 26 agosto 2022 (consultabile qui), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha ribadito che il datore di lavoro dovrà effettuare le comunicazioni entro il termine di 5 giorni dalla stipula dell’accordo di Smart Working.

Tuttavia, ai fini della piena operatività della nuova procedura descritta al punto 4. che precede, e per consentire l’adeguamento dei sistemi informatici, in fase di prima applicazione delle nuove modalità l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

6. QUALI CONDIZIONALITA’ DEVONO ESSERE RISPETTATE PER POTER ATTIVARE LO SMART WORKING PRESSO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI?

Nelle more della definizione degli istituti del rapporto di lavoro connessi allo Smart Working da parte della contrattazione collettiva e della definizione delle modalità e degli obiettivi dello Smart Working da definirsi ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera c), del Decreto Legge 9 giugno 2021, n. 80, convertito, con modificazioni dalla Legge 6 agosto 2021, n. 113, nell’ambito del Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO), l’accesso al Lavoro Agile potrà essere autorizzato nel rispetto delle seguenti condizionalità: 

• lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile non deve in alcun modo pregiudicare o ridurre la fruizione dei servizi resi all’amministrazione a favore degli utenti; 
• l’amministrazione deve garantire un’adeguata rotazione del personale che può prestare lavoro in modalità agile, dovendo essere prevalente, per ciascun lavoratore, l’esecuzione della prestazione in presenza; 
• l’amministrazione mette in atto ogni adempimento al fine di dotarsi di una piattaforma digitale o di un cloud o comunque di strumenti tecnologici idonei a garantire la più assoluta riservatezza dei dati e delle informazioni che vengono trattate dal lavoratore nello svolgimento della prestazione in modalità agile; 
• l’amministrazione deve aver previsto un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove sia stato accumulato; 
• l’amministrazione, inoltre, mette in atto ogni adempimento al fine di fornire al personale dipendente apparati digitali e tecnologici adeguati alla prestazione di lavoro richiesta; 
• l’accordo individuale di cui all’art. 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, deve definire, almeno:
  • gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità agile,
  • le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità,
  • le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità agile; 
• le amministrazioni assicurano il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa dei soggetti titolari di funzioni di coordinamento e controllo dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi; 
• le amministrazioni prevedono, ove le misure di carattere sanitario lo richiedano, la rotazione del personale impiegato in presenza, nel rispetto di quanto stabilito dall’art. 1, DM 8 ottobre 2021.

7. QUALI SONO I REQUISITI CHE DEVONO AVERE GLI ACCORDI INDIVIDUALI DI SMART WORKING STIPULATI CON I DIPENDENTI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI? 

Gli accordi individuali di Smart Working stipulati con i dipendenti delle pubbliche amministrazioni, così come quelli stipulati con i dipendenti del settore privato, devono, innanzitutto, rispettare quanto previsto dall’art. 18 e ss. della Legge 22 maggio 2017, n. 18.

A conferma e specificazione di quanto previsto dall’art. 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, le Linee Guida del 30 novembre 2021, hanno previsto che l’accordo individuale di Smart Working per i dipendenti delle pubbliche amministrazioni deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:

• durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato;
• modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza;
• modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni salve le ipotesi previste dall’art. 19 della legge n. 81/2017;
• ipotesi di giustificato motivo di recesso;
• tempi di riposo del lavoratore che, su base giornaliera o settimanale, non potranno essere inferiori a quelli previsti per i lavoratori in presenza nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
• modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i.

Inoltre, secondo quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 l’accordo individuale di Smart Working stipulato con i dipendenti delle pubbliche amministrazioni, deve definire, almeno: 

• gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità di Smart Working; 
• le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità; 
• le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità Smart Working.

8. ESISTONO UNA PERCENTUALE MINIMA ED UNA PERCENTUALE MASSIMA DI SMART WORKING DA RISPETTARE PER CIASCUNA AMMINISTRAZIONE? SE SÌ, A QUANTO AMMONTANO TALI PERCENTUALI?

Secondo quanto previsto dall’art. 14, Legge 7 agosto 2015, n. 124, lo Smart Working deve essere garantito ad almeno il 15% della popolazione della singola amministrazione (fatta salva la possibilità di prevedere percentuali più elevate, anche nell’ambito del PIAO), se compatibile con le mansioni svolte e qualora ne venga fatta richiesta volontaria, nel rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021.

Le Linee Guida del 30 novembre 2021, inoltre, pur prevedendo che lo Smart Working debba essere consentito a tutti i lavoratori e le lavoratrici, a prescindere dalla durata del contratto (indeterminato o determinato) e dalla tipologia di orario di lavoro (full-time o part-time), con esclusione unicamente di coloro che lavorano in turno e coloro che utilizzano strumentazioni non remotizzabili, precisano che debba comunque essere assicurata “la prevalenza per ciascun lavoratore del lavoro in presenza”; in altre parole, ciascun dipendente pubblico potrà lavorare in Smart Working per un massimo del 49% del suo orario di lavoro.

Sul punto, la Circolare del 5 gennaio 2022 firmata dal Ministro della Pubblica Amministrazione e dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali ricorda che ogni amministrazione può programmare il Lavoro Agile con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, tenuto conto che la prevalenza del lavoro in presenza indicata nelle Linee Guida del 30 novembre 2021 potrà essere raggiunta anche nella media della programmazione plurimensile.

9. LE AMMINISTRAZIONI CHE AVEVANO GIÀ APPROVATO ED ADOTTATO I POLA (PIANI ORGANIZZATIVI PER IL LAVORO AGILE) POTRANNO CONTINUARE CON LO SMART WORKING, NELLE MORE DELLA DEFINIZIONE DEI PIAO (PIANO INTEGRATO DI ATTIVITÀ E DI ORGANIZZAZIONE)? CHE COS’È QUEST’ULTIMO?

Sì, se in presenza di una pianificazione post emergenziale, che dovrà comunque essere ridefinita nel PIAO, e nel rispetto di tutte le condizionalità previste dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, il ricorso allo Smart Working può essere proseguito.

Il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) di ciascuna amministrazione, introdotto dal Decreto Legge n. 80/2021, è un documento destinato a contenere, tra le altre cose, il piano organizzativo del Lavoro Agile (POLA) e che fornirà a ciascuna amministrazione uno strumento di semplificazione e di pianificazione delle attività e delle strategie da porre in essere. 

Per l’anno 2022, il termine per l’adozione in sede di prima applicazione del PIAO, inizialmente previsto per il 31 gennaio, è stato dapprima prorogato (dal Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228, c.d. “Milleproroghe 2022”) al 30 aprile 2022 e, successivamente posticipato (dal Decreto Legge 30 aprile 2022, n 36, c.d. “PNRR 2-bis” convertito in Legge 29 giugno 2022, n. 79) al 31 luglio 2022. 

Una volta entrato a pieno regime, il PIAO dovrà essere approvato dalle pubbliche amministrazioni entro il 31 gennaio di ogni anno.

10. QUALI SONO LE CATEGORIE DI LAVORATRICI E LAVORATORI PER LE QUALI È PREVISTA UNA STRUTTURALE PRIORITÀ DI ACCESSO ALLO SMART WORKING, A PRESCINDERE DALL’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19?

I datori di lavoro pubblici e privati che adottano accordi di Smart Working presso le rispettive aziende, devono  riconoscere priorità di accesso allo Smart Working alle richieste formulate da:

• lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni di età; 
• lavoratrici e lavoratori senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’art. 3, comma 3, Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
• lavoratori e lavoratrici con disabilità in situazione di gravità accertata ai sensi dell’art. 4, comma 1, della  Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
• lavoratrici o lavoratori o che siano “caregivers” ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205.

Le lavoratrici e i lavoratori appartenenti alle categorie sopra elencate che richiedono di accedere allo Smart Working non possono essere sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura  organizzativa  avente  effetti  negativi sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura contraria sarà considerata ritorsiva  o discriminatoria e, quindi, nulla.

Il rifiuto, l’opposizione o l’ostacolo alla fruizione del lavoro agile, se verificatisi nei due anni antecedenti alla richiesta  della  certificazione  della  parità  di genere di cui all’art. 46-bis del Decreto Legislativo 11 aprile 2006, n. 198,  impediscono  al datore di lavoro il conseguimento della certificazione stessa.

11. LA NORMATIVA IN VIGORE DURANTE L’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19 PREVEDEVA IL DIRITTO DI ACCEDERE ALLO SMART WORKING IN FAVORE DI LAVORATORI E LAVORATRICI “FRAGILI”. TALE DIRITTO E’ STATO PROROGATO DALLA NORMATIVA VIGENTE?

Sì. Per effetto dell’art. 23-bis della Legge 21 settembre 2022, n. 142 di conversione del decreto Aiuti-bis (Decreto Legge 9 agosto 2022, n. 115), rivive, per il momento unicamente fino al 31 dicembre 2022, il diritto al Lavoro Agile per i lavoratori e le lavoratrici “fragili” ai sensi del Decreto Interministeriale (Ministero della Salute, Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Ministro della Pubblica Amministrazione) del 4 febbraio 2022 (disponibile qui), in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ivi inclusi lavoratori e lavoratrici in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità (art. 3, comma 3, L. 5 febbraio 1992, n. 104). Tale diritto potrà essere garantito  anche  attraverso  l’adibizione  a diversa mansione  ricompresa  nella  medesima  categoria  o  area  di inquadramento, come definite dai contratti collettivi vigenti,  o  lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.

12. CHI SVOLGE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING HA DIRITTO AL RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE PER LE STRUMENTAZIONI TECNOLOGICHE E PER LE UTENZE? NEL CASO IN CUI IL DATORE DI LAVORO DECIDA DI FARSI CARICO DELLE PREDETTE SPESE, SONO PREVISTE AGEVOLAZIONI?

Ad oggi la legge non prevede alcun diritto, in favore degli Smart Worker, alla copertura ovvero al rimborso delle spese sostenute per le strumentazioni tecnologiche e per le utenze utilizzate per lo svolgimento della propria attività lavorativa in Smart Working.

Resta inteso che tale diritto potrebbe invece essere previsto dalla contrattazione collettiva (nazionale, territoriale ovvero aziendale) applicabile al caso di specie, che sarà quindi opportuno verificare caso per caso. 

Sono, in ogni caso, previste agevolazione qualora il datore di lavoro decidesse di sostenere o comunque rimborsare tali spese. In particolare, si segnala che il Decreto Legge 9 agosto 2022 n. 115, c.d. “Aiuti bis” ha previsto che, limitatamente al periodo d’imposta  2022,  in  deroga  a  quanto previsto dall’art. 51, comma 3, del T.U.I.R. (Testo Unico Imposta sui Redditi, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917), non concorrono a formare il reddito il  valore dei beni ceduti e  dei  servizi  prestati  ai  lavoratori  dipendenti nonché le somme erogate o  rimborsate  ai  medesimi  dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche del servizio  idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale entro il  limite complessivo di €600.

13. È POSSIBILE SVOLGERE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING ALL’ESTERO? COME COMPORTARSI IN CASO DI MALATTIA DEL LAVORATORE INSORTA DURANTE LO SMART WORKING ALL’ESTERO?

In linea generale, fatte salve eventuali limitazioni previste dall’accordo individuale, dalla policy di Smart Working, dal PIAO ovvero in sede di contrattazione collettiva, lo svolgimento dell’attività lavorativa in Smart Working è praticabile anche all’estero, sia in ambito UE, che in ambito extra UE. 

Tuttavia, in ragione dei profili di transnazionalità connessi al lavoro all’estero, si consiglia al datore di lavoro di regolare compiutamente tale modalità di esecuzione del lavoro in Smart Working, onde evitare eventuali ripercussioni in termini retributivi, contributivi ed assicurativi. 

Il lavoratore, temporaneamente all’estero per lo svolgimento della propria prestazione lavorativa in Smart Working, che dovesse ammalarsi, è coperto dall’indennità INPS (ovviamente a condizione che il datore di lavoro sia “in regola” con i versamenti contributivi). 

Per la gestione di tali situazioni, l’INPS ha pubblicato la GUIDA INFORMATIVA consultabile al seguente link: https://www.inps.it/docallegatiNP/Mig/AllegatiNews/Guida_sulla_certificazione_malattia_estero.pdf.

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