Come trasferire email da un account all altro

Quando decidi di cambiare hosting la parte su cui tutti si focalizzano è quella di trasferire il sito ma è altrettanto importante eseguire il trasferimento email correttamente.

In questo articolo vado a spiegare come eseguire il trasferimento del dominio senza perdere le email, una operazione importante se hai email importanti che non vuoi cancellare.

• In cosa consiste il trasferimento email
• Differenza tra IMAP e POP3
• Tipi di trasferimento email
  • Trasferire la posta elettronica da un provider ad un altro
  • Traferire email da Alice o Gmail al tuo dominio
  • Trasferire email da Aruba a Gmail
• Trasferimento dominio senza perdere email
  • Usare imapsync
  • Trasferire le email da Aruba
  • Usare un client email per trasferire le email
  • Tramite mailsync da WHM
• Trasferimento da cPanel a cPanel
• Conclusioni

In cosa consiste il trasferimento email

Tutte le email sono ricevute e mantenute sul server. Quando usi un client di posta come non fai altro che sincronizzare le mail tra il server ed il client, se usi IMAP.

Quando trasferisci il tuo sito da un hosting ad un altro manualmente o con l’aiuto di un plugin come Duplicator, di solito si pensa al solo trasferimento del sito. Il trasferimento degli account email e del loro contenuto passa quindi in secondo piano.

Dal momento che le email altro non sono che files mantenuti sul server, se non vuoi perdere la posta quando esegui la migrazione del tuo sito è necessario assicurarsi di trasferire correttamente il contenuto degli account email.

Nota che non mi riferisco all’inoltro email, chiamato anche email forward o da alcuni chiamato dirottare email. L’inoltro email consiste in una redirezione da un indirizzo all’altro, ovvero se un cliente invia una email al tuo vecchio indirizzo questa viene reindirizzata al tuo nuovo indirizzo.

Per trasferimento email intendo la migrazione delle vecchie email verso il nuovo server, un vero e proprio trasferimento da un posto all’altro.

Differenza tra IMAP e POP3

Prima di spiegarti come eseguire questo trasferimento voglio spiegarti la differenza tra i due protocolli email.

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Per l’email esistono infatti due diversi protocolli: IMAP e POP3.

POP3 è un protocollo vecchio, praticamente in disuso, che permette il download delle email dal server ma niente più. L’unica opzione che hai con questo protocollo è quella di decidere se vuoi lasciare le email sul server una volta scaricate o se vuoi cancellarle.

Come puoi immaginarti questo protocollo non è ottimale se usi più dispositivi.

Infatti se il server riceve una email e tu la scarichi sul client del computer usando POP3, il cellulare non sa se tale email è stata letta o scaricata, e la scarica nuovamente mostrandola come non letta. In questo modo devi segnalare la mail come non letta sui due diversi dispositivi.

Peggio ancora se hai impostato i tuoi dispositivi per eliminare i messaggi email sul server dopo averli scaricati. In questo caso il secondo dispositivo non scaricherà il messaggio dal momento che è già stato eliminato dal server.

Per ovviare a questi problemi è stato introdotto il protocollo IMAP che invece di scaricare la posta la sincronizza.

IMAP sincronizza le varie cartelle presenti sul server con quelle sul client. In questo modo è in grado di mantenere sincronizzate le email tra il server e tutti i tuoi dispositivi.

Se ad esempio cancelli una mail usando il client del tuo computer questa sarà cancellata sul server e di conseguenza anche sul cliente del tuo smartphone alla prossima sincronizzazione.

Per questo IMAP è il protocollo che tutti usano per le email. Ad oggi pare sia soltanto Aruba a richiedere un pagamento extra per il protocollo IMAP ed offrire come base soltanto POP3, una scelta che fa molto 1999.

Se vuoi avere le email IMAP senza pagare alcun sovrapprezzo eccoti un’ottima alternativa ad Aruba. In questa guida spiego come migrare le email manualmente da Aruba.

È importante capire le differenze tra questi due protocolli per capire come funziona il trasferimento email.

Ma prima di andare a vedere quali opzioni abbiamo per trasferire le email da un posto all’altro vediamo i diversi tipi di trasferimento.

Tipi di trasferimento email

A seconda della nostra situazione possiamo aver bisogno di un tipo di trasferimento email diverso.

Trasferire la posta elettronica da un provider ad un altro

Questo è senz’altro il caso più comune. Non sei contento del tuo hosting ed hai deciso di trasferire il tuo sito.

Hai degli indirizzi collegati al tuo dominio e vuoi eseguire correttamente il trasferimento dominio senza perdere email.

Se il tuo precedente provider ha cPanel e passi ad un altro provider che usa cPanel il trasferimento email non è necessario. Le email vengono trasferite in blocco insieme a tutto l’account dal momento che si tratta di una copia dell’intero account, non è quindi necessario un trasferimento email manuale.

Se trasferiamo un sito da cPanel a cPanel non è necessario migrare le email manualmente dal momento che eseguiamo una copia completa dell’account. Un po’ come se facessimo copia-incolla.

Se uno dei due provider non ha cPanel è necessaria una migrazione manuale delle tue caselle di posta, che puoi fare seguendo una delle modalità che descrivo sotto.

Traferire email da Alice o Gmail al tuo dominio

Questo è il caso in cui vuoi passare da un indirizzo del tipo [email protected] oppure [email protected] ad un indirizzo del tipo [email protected]

In questo caso hai appena creato un indirizzo aziendale e vuoi spostare tutte le tue vecchie email sul nuovo indirizzo per mantenerle tutte insieme.

Dal momento che entrambi i servizi usano IMAP Puoi usare imapsync per il trasferimento.

Sarà poi necessario impostare un inoltro email, chiamato anche email forward o da alcuni chiamato dirottare email. In questo modo se uno dei tuoi contatti ti scrive al vecchio indirizzo reindirizzi la sua email verso il tuo nuovo indirizzo senza perderla.

Trasferire email da Aruba a Gmail

Questo possiamo considerarlo un caso particolare di trasferimento email. Probabilmente su Aruba usi POP3 ed in questo caso Gmail ci viene in aiuto con la sua funzione d’importazione.

Gmail è infatti in grado di importare la posta da un account POP3. Vediamo come.

In alto a destra clicca sull’ingranaggio e visualizza tutte le impostazioni.

Quindi clicca sul tab “Account e importazione”, quindi su “Aggiungi un account email” alla sezione “Controlla la posta da altri account”.

Si aprirà un popup che ti chiede i dati di accesso alla casella POP3. Avrai bisogno di conoscere username, password, hostname e porta della tua casella email.

Nel caso di Aruba i dati sono i seguenti:

• Username: l’indirizzo email
• Password: la password scelta durante la creazione dell’account email
• Hostname: pop3s.aruba.it
• Porta: 995

A seconda del numero delle email che devi importare può volerci più o meno tempo, puoi controllare il progresso dal tab “Account e importazione”.

Trasferimento dominio senza perdere email

Veniamo al punto di quest’articolo. Come possiamo procedere al trasferimento email nella maniera corretta?

Come dicevo c’è una differenza tra IMAP e POP3, e questo comporta che dobbiamo trasferire le email usando sistemi diversi a seconda del protocollo.

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Usare imapsync

Se entrambe la caselle email usano IMAP (il 99% dei casi) il sistema più semplice in assoluto per eseguire il trasferimento email è usare imapsync.

Una volta cliccato il link ti saranno richiesti i dati di accesso al vecchio indirizzo email (compresa la password dell’account email) ed i dati di accesso al nuovo. Hai alcune opzioni da spuntare e poi puoi lanciare il trasferimento.

La durata del processo dipende dalle dimensioni della tua casella email e vedrai un log con tutte le informazioni necessarie (in inglese).

Questo strumento esegue una sincronizzazione dall’account sorgente all’account di destinazione di tutte le cartelle, quindi anche della posta inviata, bozze, ecc…

Inoltre puoi eseguire la sincronizzazione più volte nel caso ricevessi altre email sull’account sorgente prima di aver modificato il puntamento verso il nuovo account.

Questo servizio era gratuito fino a qualche giorno fa, ma adesso per account con dimensioni superiori a 300MB è necessario un pagamento.

Vediamo quali sono le impostazioni di cui disponiamo.

Come prima cosa dobbiamo inserire i dati di accesso dell’account email sorgente e dell’account email di destinazione.

Se vogliamo eseguire il trasferimento di assicuriamo che le nessuna delle quattro spunte sia selezionata e clicchiamo sul bottone verde.

Se invece vogliamo controllare soltanto le credenziali, soltanto fare una prova senza nessuna sincronizzazione o vedere la dimensione delle cartelle possiamo selezionare una delle opzioni. Si apre un popup che indica a cosa serve esattamente quell’opzione.

Trasferire le email da Aruba

Se hai pagato il servizio IMAP il consiglio è di utilizzare il metodo qui sopra. Se invece la tua casella di posta usa POP3 devi migrare le email manualmente.

Accedi alla webmail di Aruba, fai click destro sulla cartella posta in arrivo ed esporta la cartella in formato mbox.

Scarica quindi il file MBOX sul tuo computer, la sua dimensione dipende dalla dimensione della tua casella email.

Adesso possiamo importare il file. Esegui l’accesso alla webmail, per questa guida useremo roundcube.

In alto a destra clicca su “Azioni” quindi su “Importa”

Scegliamo il file da caricare es aspettiamo che la webmail esegua il suo lavoro.

Tutte le tue email della posta in entrata saranno adesso disponibili sul tuo nuovo account email.

Usare un client email per trasferire le email

Come spiegavo la connessione IMAP è una connessione che permette una sincronizzazione tra il client ed il server.

Vale a dire che se abbiamo due diversi account email sullo stesso client di posta puoi semplicemente trascinare le email da un’account all’altro per spostarle.

La procedura corretta per il trasferimento email è quindi:

• Aggiungere account sorgente sul client di posta (in IMAP o POP3 che sia)
• Aggiungere l’account di destinazione sul cliente (usando IMAP)
• Nota: se stai spostando il tuo sito web da un provider all’altro usa un hostname non collegato al dominio
• Seleziona tutte le email dall’account sorgente e trascinale all’interno dell’account di destinazione
• Aspetta che tutte le mail vengano caricate sul nuovo account

Tramite mailsync da WHM

Mailsync è un applicativo gratuito per WHM che permette il trasferimento delle email. Può usare sia email IMAP che POP3 come sorgente e come destinazione usa una email sul server.

Tramite una semplice interfaccia grafica ti permette di scegliere l’account cPanel, quindi l’account email (o account email multipli) sul quale trasferire le email.

Ti chiede i dati di accesso alle caselle email ed esegue il trasferimento email in autonomia creando un file di log in caso di errori.

Trasferimento da cPanel a cPanel

Prima ho detto che è possibile fare un trasferimento da un server all’altro, facendo una copia completa dell’account.

Tuttavia alcuni provider cercano di bloccare il cliente da loro disattivando la funziona backup di cPanel. Con questa funziona disattivata non è possibile creare un backup completo dell’account per poterlo copiare dal server sorgente al server di destinazione.

In questo caso abbiamo ancora un ulteriore metodo per trasferire la posta.

Tramite il cPanel (del server sorgente) andiamo nel file manager e creiamo un archivio compresso della cartella “mail” del nostro account.

Dobbiamo selezionare la cartella mail, quindi cliccare su compress:

A questo punto entri nel cPanel del server di destinazione, carichi il file zip e sostituisci la cartella mail con quella del vecchio server.

A questo punto abbiamo importato tutte le email ma dobbiamo creare gli account.

Le password degli account email sono salvate dentro la cartella “etc” del server per cui per terminare la migrazione sarà necessario creare gli account email dal cPanel e scegliere una nuova password (o se la conosci usare la vecchia se preferisci).

Il processo è piuttosto semplice, per fortuna sono pochi i provider che bloccano la funzione backup ai propri clienti.

Conclusioni

Abbiamo visto diversi modi per spostare le email da una provider all’altro senza perdere le vecchie email.

Sei riuscito nell’operazione?

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